outlook邮件压缩备忘

七月 20, 2010 by · Leave a Comment
Filed under: 协同办公 

我现在是用Dropbox来同步outlook 邮件.pst文件的. 但.pst 文件变得越来越大, 快到1G了,这样下去今年年底就会爆掉2G的免费空间了. 得为其瘦身.

1. 删除确定有需要的邮件和附件. 事实上除了垃圾邮件外, 所有邮件都应该保留的. 但既然是因为空间大小吃紧, 那就删除掉那些来自于公司内部的 "广告" 邮件吧. 可惜 outlook 2003, 2007都没有只删除附件的功能, 这样的有用的功能得要在office 2010中才有实现. 不至于让我把带有大附件的邮件去掉附件转发一次给自己然后把带附件的大邮件删除吧.

2. 存档 [Archive] 邮件. Gmail 中的 Archive 功能一直给我的感觉就是把邮件放到了另一个文件夹下. 而outlook 中的归档 [Archive] 除了把邮件转移到另一个文件夹, 更重要的是压缩了空间吧. 点击 “文件 File ”-“存档 Archive ”, 然后选择要存档的文件夹 [当然可以是整个mailbox, 还要选择包含子目录], 选择存档某个日期之前的邮件 [依你个人喜好了,可以半年Archive一次], 然后选择要存放的Archive .pst文件路径, 这个要重命名哈, 当然是要命名为看得懂的, 如Backup20100101-20100701.pst之类的. 点确定后, 你的outlook里就多了一个Archive mailbox 存档邮箱, 这里面呢, 文件夹结构跟你正常的文件夹一样的, 只是里面的邮件都是你设定的存档日期之前的. 哦, 最好也把这个邮箱更名, 与Archive 文件对应. 不然你下次Archive 时会发现自动创建的邮箱名是一样的就不好认了.

3. 多了一个Backup 的.pst 文件, 而原来的.pst 文件并没有变小, 怎么回事? 这个简单, 需要压缩一下啦. 点 “文件 File” – “数据文件管理 Data File Management”, 选择你要压缩的存档文件, 点"设置" , 然后是"压缩 Compact”.

另外, 如果这样把邮件分享存档后, 觉得妥, 又要把所有邮件都放回现有的邮箱[mailbox] 呢. 那就用到导入和导出功能了. 在”文件”- “导入和导出”, 按提示操作了, 导入你之前归档的.pst 文件, 导入到原来的目录结构或者新的文件夹.

Synchronization-同步你的联系人,邮件和日历

七月 10, 2009 by · 1 Comment
Filed under: 应用 

这里所谈到的Sync只是在Windows Mobile, Outlook和Gmail&Calenda间同步,也就是手机,PC和网络同步。同步的的内容包括联系人,日历,电子邮件。

●手机与PC同步

ppc(porket pc)预装的Windows Mobile系统一般都有outlook,在PC端装了Activesync后,就可以通过数据线的连接或者蓝牙连接让手机与PC进行outlook中邮件,联系人,日历的同步.除此之外,还可同步便签,任务,文件等—-反正我是用不到的,也就不会勾选了.

在初次同步时可以选择同步内容,同步方式(我选的手机和PC上的合并),同步完成后可以发现PC端outlook里联系人跟手机里的一样了,而在PC端修正,更改联系人后,再把手机上的所有联系人删除,然后再同步,就可以让手机上的联系人信息全面更新,这比在手机上一个个添加修改要方便 多了,而且在PC端有了备份后就不怕手机坏了或掉了而失了联系人了.我就是这样做的.

而邮件和日历的同步于我来说没什么 意义, 我可能会尝试免费的139 pubshmail ; google日历的方便和强大(免费短信提醒)让我觉得手机与PC端的日历同步基本没意义.事实上google日历,包括gmail,联系人同样可以直接与手机同步的.
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Outlook配置收取gmail

七月 10, 2009 by · Leave a Comment
Filed under: 应用 

自己操作的一部分,不复杂,仅作备忘.
安装好office套件中的outlook(2003).

双击打开会提示创建配置文件;或者打开控制面板–选”邮件”–添加,输入配置文件名,添加新电子邮件账户, 选择”IMAP(I)” (注意,在你的gmail–setting里要设置支持imap.IMAP 在于客户端收取邮件后,网上gmail里还保留着邮件),输入你的用户名和密码,按提示设置好了就OK. 在其它设置里可以设置邮件帐户,SSL连接等.哎,我在这说什么 呢, google有详细的帮助文档.

注意: 不要自以为然的写成 imap.google.com & smtp.google.com,我就为这个失误耗了很长时间还不得其解.提示 “报告了错误(0x800CCC0E),错误: 无法连接到服务器”.

正确的服务器信息
接收邮件服务器 (IMAP): imap.gmail.com
发送邮件服务器 (SMTP):smtp.gmail.com

配置好后,打开outlook,可以看到左侧有两个邮件文件夹,个人文件夹和GmailServer,对应着 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook下的outlook.pst和Gmailimap.gmail.com.pst两个数据文件. 在”工具”-“选项”-“邮件设置”里,可以更改帐户配置或添加帐户,可更换默认接收邮件的数据文件,添加或删除.

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为什么要用客户端来接收Gmail邮件?

不用一直开着网页等邮件,编辑功能比较强大,操作上比较方便,还可同时管理别的邮箱,与本地联系人,日历紧密联系.

update:

outlook的数据文件是.pst, 备份的话保留相应的.pst文件就行了. 以后要新的pst文件配置时,选择”文件”-导入与导出,从已有pst导入. 可以选择仅希望 导入的哪部分内容,如只导入联系人,或发件箱.  如果更换了pst后再通过 ActiveSync与PC同步会出现8503001F 错误,配置问题. 得先在手机端把此Windows PC 连接删除,在菜单-选项里有. 然后 重新同步.

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